Digitaler Posteingang und Scanworkflows

Trotz der E-Mail-Technologie sind Eingangspoststücke in Papierform noch lange nicht wegzudenken. Vor allem Rechnungen, Lieferscheine oder wichtige Versicherungs- und Bankunterlagen kommen meist in Briefform. Aber gerade diese Dokumente stoßen intern Prozesse an, werden von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet, müssen zusätzlich archiviert werden und dennoch stets zur Verfügung stehen. Digitaler Posteingang vereinfacht und optimiert interne Prozesse. Durch das Versehen der Dokumente mit dem entsprechenden QR-Code erkennt das System, wie mit den einzelnen Dateien fortzufahren ist. Sendungen stehen den Empfängern somit sofort zur Verfügung.

Mit regelbasiertem Drucken können Sie Print Governance-Richtlinien (automatisiert angewendete Regeln) einrichten und forcieren. Diese Richtlinien tragen zur Kostensenkung bei, indem Papierverschwendung und übermäßiger Toner- oder Tintenverbrauch vorgebeugt und stets der wirtschaftlichste Drucker verwendet wird. Sie können eigene Regeln erstellen, die Ihren Druckvorschriften entsprechen. Zu den allgemeinen Regeln für das Reduzieren von Druckkosten zählen: Schwarzweiß- oder beidseitigen Druck eines Dokument erzwingen, für große Druckaufträge einen wirtschaftlicheren Drucker auswählen oder das Drucken über bestimmte Anwendungen einschränken.

Mit dem Print Roaming können Mitarbeiter einen Druckauftrag an einen beliebigen Drucker in der Druckumgebung – am Ende des Flurs oder in einem andere Gebäude, Land oder auf einem anderen Kontinent – senden und dort sicher drucken.

Zu druckende Dokumente „folgen“ ihrem Besitzer zu jedem Drucker im Unternehmen,